OVVERO: UNA DELLE PIU’ IMPORTANTI INVENZIONI DEGLI ULTIMI 50 ANNI É UN OSTACOLO PER LA CRESCITA

Molte invenzioni, piccole o grandi, hanno modificato le nostre abitudini. Alcune inutili, altre utili; vorrei focalizzarmi su una invenzione che, tramite Internet, ha stravolto le nostre abitudini: la posta elettronica.

Oltre a mandare in pensione il fax e gran parte della posta ordinaria, ci ha facilitato e semplificato molte comunicazioni, abbattendone pure i costi. E ha dato il via alle sue “discendenze”: SMS, BLOG, WHATSAPP, ecc.

Subito una domanda come prova concreta di ciò che dico: ipotizzate che domani le e-mail… spariscano, non esistano più. Sarebbe il panico generale, il blocco del 99% delle comunicazioni tra aziende e privati. Caos mondiale…

Tutt’ora rimane il principale strumento di comunicazioni ma… c’è un ma: ora, dopo diversi anni di e-mail, si iniziano a vedere alcune conseguenze negative.

Non tanto sullo strumento stesso, quanto sull’uso sbagliato che ne viene fatto. Vediamo alcune modalità di utilizzo assolutamente sbagliate e controindicate.

COMUNICAZONE EFFICACE

La principale è dovuta alla non conoscenza di un principio fondamentale della comunicazione efficace:

La comunicazione:
in presenza ha una efficacia del 100%;
al telefono scende al 45%;
la comunicazione scritta (mail, chat, lettere) sono solo al 7%”.

Sembra impossibile, ma in un testo scritto non ci sono le variazioni di voce che fanno capire il vero significato, tantomeno la gestualità che conferma o smentisce ciò che si dice.

Perché si abusa delle mail?

1) COMODITA’. Siamo spesso davanti ad un PC, quindi tendiamo a “liberarci” rapidamente di un messaggio, scrivendo.

2) EVITA TENSIONI. Chiedere il pagamento di una fattura, comunicare un aumento di prezzi, gestire un inconveniente parlando con la controparte, ci imbarazza, preferiamo evitare il confronto diretto.

3) DERESPONSABILIZZA. “Matteo, sei riuscito a farti saldare quella fattura arretrata?” “Guardi dottore, ho mandato tre mail in due giorni e non si sono nemmeno degnati di rispondere!!”.

 Il ragionamento “Io i solleciti li ho inviati, ora dipende da loro, non da me” diventa una scusa per evitare il confronto diretto, per evitare le responsabilità. Trovatemi un valido motivo per non telefonare: non c’è.

Qualcuno obietta che una telefonata non lascia alcuna traccia,    e cita: “Verba volant, Scripta manent!”. Peccato che il proverbio ponga l’attenzione non sulla efficacia del messaggio, ma sulla sua archiviazione.

La mail è indicata se dobbiamo comunicare dati, informazioni, inviare documenti, fissare appuntamenti, promemoria, procedure, ecc.

Se invece dobbiamo comprare, vendere, convincere, influenzare, mediare, promuovere, ecc. sono assolutamente preferibili telefonate o contatti diretti, eventualmente anche in videocall.

LE COMUNICAZIONI EMOTIVE

Alcune comunicazioni hanno al proprio interno contenuti emotivi o potenzialmente tali: liti, contrasti, indecisioni, arrabbiature, contestazioni. Una persona manda una mail con questa peculiarità e, chi riceve, risponde subito con un Reply. Ed il primo controbatte, sempre con un Reply. Bene, il continuo scambio di Reply genera una escalation del conflitto, non risolve il problema iniziale ma lo peggiora o aggiunge altre problematiche che tendono a peggiorare i rapporti e a inasprire scontro e toni. Le mail con un forte contenuto emotivo andrebbero assolutamente evitate.

Cosa fare, concretamente?

  1. Le semplici informazioni e le comunicazioni non emotive, possiamo spedirle tranquillamente via mail.
  2. Se il contenuto è potenzialmente emotivo, occorre spostare la scelta dello strumento di comunicazione sul contatto diretto, videocall o telefonata. La scelta più frequente sarà tra mail, telefonata o videochiamata, che hanno costi e tempo dedicato praticamente simili, mentre il contatto diretto è più costoso in termini di tempo e denaro. Ma ricordiamoci che è anche il metodo più efficace.

MA QUALE “PER CONOSCENZA”

Altra cattiva abitudine è l’abuso delle mail “per conoscenza”. Oltre a messaggi pubblicitari e Spam, ecco che si vanno ad aggiungere le mail che ci costringono a leggere informazioni NON per noi direttamente: “Cc:” e “Ccn:”.

È dimostrato che circa il 75% è assolutamente inutile, ci fa perdere tempo a leggere cose che non ci riguardano, più il tempo per lavorarle, gestirle, archiviarle o cestinarle. Scrivete solo al diretto interessato o, al limite, ai diretti interessati in “A:”

LA COMUNICAZIONE CHE ISOLA

Termino con un’immagine ormai tristemente nota: gruppi di giovani che non parlano più tra di loro, ma ognuno ha gli occhi incollati al monitor di uno Smartphone.  Oppure dipendenti in azienda che, pur sedendo di fronte o in uffici vicini, non si parlano più ma si scrivono per e-mail.

QUINDI?

Lo sapevate che c’è una “aziendina” nazionale che, dopo aver valutato il tempo perso per l’abuso di posta elettronica, ha preso la seguente decisione: ogni dipendente potrà inviare la stessa mail all’interno dell’azienda a soltanto tre persone.

Se c’è un problema, un chiarimento o un dubbio, deve essere risolto di persona. Magari con una riunione “vecchio stampo”, nella quale il confronto è franco e diretto.

Il nome dell’aziendina? Non posso citarlo, vi dico solo che fabbrica auto, prevalentemente di colore rosso, ha sede vicino a Modena e chi ha preso questa decisione è l’amministratore Delegato.

La conosci?